Schrijven van VCA-systemen

Het opzetten en goed functioneren van een VCA-systeem levert voor u en uw medewerkers een aantal voordelen op. De werkzaamheden die worden uitgevoerd, worden dan zeker binnen de kaders zoals de Arbo-wet deze stelt, uitgevoerd. Daarnaast wordt ten aanzien van veiligheid eenduidigheid in procedures en formulieren gebracht. Tevens werken steeds meer bedrijven bij voorkeur met een VCA gecertificeerde (onder)aannemer.

Onze ondersteuning bij het opstellen en beheren van het veiligheidssysteem bestaat uit een breed scala van diensten. In het opzetten van systemen onderscheiden wij een aantal fasen, te weten:

1. Oriënterende fase

Het dienstenpakket en de organisatie met bijbehorende hiërarchische verhoudingen, worden bezien. Tevens wordt geïnventariseerd welke noodzakelijke documenten reeds aanwezig zijn. Aan de hand van de resultaten wordt deze fase afgesloten met het schrijven van een plan van aanpak met bijbehorende planning.

2. Ontwerpfase

In deze fase worden concept procedures, alsmede een aantal noodzakelijke standaard documenten opgesteld.

3. Afstemmingsfase

In deze fase wordt het conceptsysteem besproken met uw bedrijf. Zowel op directieniveau als op uitvoerend niveau worden medewerkers om hun mening gevraagd. Op die manier wordt het systeem praktijkgericht geschreven en wordt het werken volgens het systeem gemakkelijk(er).

4. Accordatiefase

Alle opmerkingen vanuit de afstemmingsfase worden verwerkt en het systeem wordt definitief gemaakt.

5. Implementatiefase

Het definitieve systeem wordt ingevoerd. Hierbij is het opleiden en instrueren van medewerkers van groot belang.

6. Toetsingsfase

Deze fase is te vergelijken met een generale repetitie. Door middel van het uitvoeren van een zogeheten 'interne audit' wordt de werking van het systeem bekeken.

7. Externe audit

Een certificerende instantie beoordeelt de documentatie en de werking van het systeem en geeft eventuele afwijkingen aan.

8. Correctie op audit

De eventuele afwijkingen moeten worden gecorrigeerd. Na het succesvol afronden van deze fase wordt door een certificerende instantie het VCA/VCU-certificaat verstrekt.

Search kan u advies, begeleiding en ondersteuning bieden in elk van deze fasen. Verder zijn wij u graag van dienst in de vervolgbegeleiding (na het behalen van het certificaat), zodat u een goed functionerend systeem blijft behouden. Deze ondersteuning bestaat uit:

Advies

De begeleiding is op maat gesneden. De medewerkers van Search beschikken over jarenlange praktische ervaring op het gebied van kwaliteitszorg, zowel binnen de eigen organisatie als ook als adviseur bij derden. Daarnaast beschikken zij over een didactische achtergrond, waardoor onze kennisoverdracht zeker een meerwaarde heeft.

Toetsing

Periodiek vindt aan de hand van de veiligheidschecklist een toetsmoment plaats waarbij het functioneren van het systeem onafhankelijk wordt beoordeeld. Eventuele onvolkomenheden worden opgelost. Daarnaast wordt het systeem up-to-date gehouden.

Opleiding

Binnen een VCA-systeem is het verplicht dat alle medewerkers beschikken over een certificaat basisveiligheid (VCA-B). Daarnaast zullen de leidinggevenden moeten beschikken over een certificaat veiligheid voor (operationeel) leidinggevenden (VCA-VOL).

Risico-inventarisatie Veiligheid, Gezondheid en Milieu

Ook dient u te beschikken over een zogenaamde RI&E. De risico-inventarisatie geeft u informatie aangaande de huidige situatie omtrent de factoren welke de medewerkers, de (werk)omgeving en het milieu in en rondom uw organisatie beïnvloeden. Search kan een dergelijke inventarisatie opstellen.